Comment Covidliste aide 1,4 million de personnes à se faire vacciner, avec Front

Le travail collaboratif est une chose puissante. De la recherche et des tests à l’expédition et à la distribution, les efforts de vaccination de Covid-19 en sont un témoignage fort.

Covidliste, une organisation inspirante dirigée par des bénévoles, a aidé plus de 1,4 million de personnes en France à se faire vacciner. Il s’agit de la plus grande liste d’attente de vaccination du pays, et 35 000 personnes ont déjà reçu des vaccins grâce à leur programme.

Nous sommes fiers que Front ait pu contribuer à une partie de leurs opérations - nous avons donc discuté avec le maître d’œuvre scientifique de Covidliste, Martin Daniel. Il nous a expliqué comment son équipe utilise Front pour coordonner les rendez-vous de vaccination à grande échelle.

Comment fonctionne Covidliste ?

Covidliste est une application qui met en relation les personnes ayant besoin d’un vaccin avec des professionnels de la santé disposant de doses supplémentaires. Les professionnels de santé peuvent s’inscrire sur leur liste d’attente, et les personnes à la recherche de vaccins peuvent s’inscrire pour être prévenues. Lorsqu’un professionnel de santé dispose de doses supplémentaires, il peut rechercher sur la plateforme une personne inscrite à proximité et la prévenir par courrier électronique. S’il n’a pas de réponse avant la fin de la journée, il peut contacter tous les inscrits proches par SMS.

Tout a commencé lorsque Martin Daniel a créé une application simple pour Covidliste qu’il a lancée sur Twitter. Son tweet est devenu viral et il a été submergé de tweets et d’e-mails. Il a donc envoyé un nouveau tweet, demandant de l’aide et des idées sur la façon de gérer l’afflux massif de communication. L’une des personnes qui lui a répondu était un ancien employé de Front, qui, bien sûr, a suggéré à Martin d’utiliser Front.

"J’ai immédiatement été frappé par la puissance de l’outil et par la folie que cela allait représenter pour nous", se souvient Martin. "Nous avions culminé à 1 000 e-mails par jour pour une équipe de trois personnes. Nous avions des demandes de presse, des bugs de produits, des demandes de confidentialité et de GDPR, des partenaires de centres de vaccination qui voulaient entrer en contact avec nous, des DM Twitter, des mentions Twitter - tout ce que vous voulez."

Ils ont constitué une équipe de 15 bénévoles à temps plein en moins de deux semaines. Depuis lors, Covidliste s’est associé à 3,5 000 centres de vaccination et a confirmé 34 000 rendez-vous. Aujourd’hui, environ 150 bénévoles travaillent dans leur équipe.

Comment Covidliste coordonne les rendez-vous de vaccination avec Front ?

Covidliste utilise des boîtes de réception partagées et collaboratives pour gérer les nombreux messages reçus sur Twitter et par e-mail en un même et seul endroit. L’équipe de Covidliste dispose de plusieurs boîtes de réception dans Front : une est notamment dédiée aux partenaires, une autre aux réseaux sociaux et une encore à la presse. L’équipe de bénévoles a ainsi accès à tous les messages entrants et bénéficie des puissants fonctionnalités de mentions et de commentaires en internes pour discuter en équipe et addresser chaque message dans un temps record avec la réponse la plus pertinente. Cette même équipe peut attribuer un responsable attitré aux messages afin de s’assurer que tout est traité à temps, ce qui est essentiel étant donné qu’il y a une fenêtre de tir restreinte entre le moment où les doses de vaccin sont disponibles et avant qu’elles n’expirent.

Rester au courant de tous les messages, même avec de nouveaux bénévoles chaque semaine

Chaque bénévole de Covidliste consacre plus ou moins de temps à l’organisation. Certains restent à bord pendant un certain temps, tandis que d’autres ne restent qu’une semaine. "La possibilité d’ajouter et de retirer des personnes de la boîte de réception de l’équipe dans Front était très puissante", explique Martin. Comme Front ressemble à une messagerie électronique ordinaire, le temps de formation des nouveaux bénévoles qui viennent aider pendant une courte période est minime.

La collaboration est simple

Les boîtes de réception et la fonction commentaire de Front ont permis à l’équipe de Covidliste de travailler ensemble en toute simplicité. Avec l’assignation d’un responsable attitré à chaque message, il n’y a pas de confusion sur “qui s’occupe de quoi”. Lorsqu’un volontaire quitte l’équipe ou se déconnecte pendant un certain temps, un autre volontaire peut toujours voir la conversation dans la boîte de réception de l’équipe et reprendre là où l’autre volontaire s’est arrêté.

Utiliser les rapports d’analyse pour répondre rapidement et comprendre le volume

Les analyses et les rapports sophistiqués de Front ont été d’une grande utilité pour l’équipe en lui montrant :

1. Le nombre d’e-mails entrants chaque jour.

2. Quels emails sont traités, et vers quelle boîte de réception de l’équipe ils sont envoyés.

3. Le temps de réponse et les améliorations à apporter pour répondre plus rapidement.

4. La possibilité de voir un thème commun dans le contenu des messages, auquel ils peuvent créer des réponses automatisées pour y répondre plus facilement.

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Covidliste sauve des vies

Nous ne pourrions pas être plus heureux que l’équipe de Covidliste ait un impact avec Front. Leur équipe utilise Front gratuitement dans le cadre de notre programme d’aide aux victimes du Covid, qui soutient les équipes travaillant sur la recherche sur le Covid et les efforts de secours.

Découvrez comment d’autres équipes inspirées ont utilisé Front pour avoir un impact pendant la pandémie :

• Is it safe to reopen? How Covid Act Now is using Front to help answer that question

• How TechInclusionUK is helping kids get back to school during COVID-19

(Traduit de l’anglais. Version anglophone ici.)